LA FACTURA
La factura tambien conocida como factura comercial. ya que se utiliza cuando una persona Natural o Jurídica vende un bien o parte de su inventario a otro y el comprador debe exigir este documento para soporte del gasto y para su respectivo registro contable.
La empresa que vende un bien o servicio genera una factura de venta, en cambio la empresa que compra o adquiere un bien debe solicitar la respectiva factura de compra.
Por ejemplo: Supongamos que tu vas a un almacén y quieres comprar un electrodoméstico o un celular, al momento que lo compras el vendedor te debe entregar la respectiva factura.
Con este documento te entregan el bien y puedes salir sin problemas del almacén porque ya es tuyo.
Puedes encontrar mas información del documento factura en el estatuto tributario en sus artículos 617 y en el código del comercio art. 774.
Ahora te voy a indicar los requisitos de la factura, según el articulo 617 del Estatuto tributario colombiano con sus siglas E.T.
Articulo 617 Los requisitos de la factura
Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
j. *- Declarado Inexequible Corte Constitucional-
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria.
PAR. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.
PAR. 2 ** Adicionado- Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.
Código de comercio, Art. 774.
Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada.La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor de las facturas.
El Estatuto Tributario en su articulo 616-1 dice «La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional.
Dentro de los seis meses siguientes a la vigencia de esta ley el Gobierno Nacional reglamentara la utilización de la factura electrónica.
Este mismo estatuto en su articulo 615 – argumenta «Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por ésta.
PAR.1 La boleta de ingreso a las salas de exhibición cinematográfica constituye el documento equivalente a la factura.
PAR. 2 Quienes tengan la calidad de agentes de retención del impuesto sobre las ventas, deberán expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos de que trata el artículo 381 del Estatuto Tributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de retención expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado bimestral.
En los demás aspectos se aplicarán las previsiones de los parágrafos 1o. y 2o. del artículo 381 del Estatuto Tributario».
Hay casos en los que no se requiere la expedición de la factura y para ello el Estatuto tributario en el art.616-2 manifiesta lo siguiente «No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado. * Aparte Derogado* y en los demás casos que señale el Gobierno Nacional.
Uno de los tramites que se deben hacer ante la Dian es la solicitud de la autorización o habilitación de facturas, la autorización es cuando necesitas rangos nuevos y la habilitación es cuando ya te hicieron una autorización pero al pasar los 2 años no las gastaste en su totalidad y tienes aun el rango autorizado.
Esta resolución tiene vigencia de 2 años.
Debes presentar en la Dian el formulario 1302 de autorización o habilitación adjuntando la resolución anterior (En caso de no ser primera vez), fotocopia al 150% del representante legal, fotocopia del rut y cámara de comercio no mayor a 30 dias.