Que son las vacaciones?
(Art. 186 del C.S.T)
Son parte de las prestaciones sociales, en la cual el empleado tiene derecho a un descanso remunerado si ha trabajado por el periodo de un año y consiste en 15 días hábiles, es decir 15 días consecutivos sin contar dominicales ni festivos, si la empresa no labora los sábados este día no se cuenta por considerarse inhábil.
El artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo establece lo siguiente con relación al período de vacaciones:
- La época de las vacaciones debe ser señalada por el empleador a más tardar dentro del año subsiguiente, y ellas deben ser concedidas oficiosamente o a petición del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad o del descanso.
- El empleador tiene que dar a conocer al trabajador, con quince (15) días de anticipación, la fecha en que le concederá las vacaciones.
- Todo empleador debe llevar un registro especial de vacaciones en el que anotará la fecha en que ha ingresado al establecimiento cada trabajador, la fecha en que toma sus vacaciones anuales y en que las termina y la remuneración recibida por las mismas”.
Como liquidar las vacaciones cuando se van a disfrutar.
Debes tomar el salario que devengas sin tener en cuenta el auxilio de transporte por ejemplo el salario mínimo para el 2015 $ 644.350 mas auxilio de transporte $ 74.000 solo tomaras los $ 644.350.
Luego cuentas 15 dias hábiles en el calendario sin contar domingos ni festivos y si el sábado no lo laboran tampoco lo cuentas. En este ejemplo de almanaque se cuentan los 15 dias incluyendo los sábados.
Los círculos en negro son los 15 dias hábiles que se cuentan y se tienen en cuenta para la provisión, pero para el pago debes contar tambien los dominicales y festivos que hubieren, es decir cuentas los círculos negros y los rosados.
Es decir que no se pagan los 15 dias si no los 17 dias incluyendo los domingos. así:
644.350 x 17 dias / 30 = $ 365.132
Datos a tener en cuenta!!!
1. No se incluyen en el calculo de vacaciones las Horas extras ni los dominicales
2. Si se tienen en cuenta las comisiones y los recargos nocturno.
No se tienen en cuenta las horas extras ni los dominicales por considerarse tiempo adicional del descanso, pero si el recargo nocturno por que se origina de la jornada ordinaria.
Por ejemplo:
En este caso el valor de las vacaciones dio $ 365.132
Contabilización del pago.
Debito en la cuenta 252505 $ 365.132
Crédito en la caja o Banco 1105/1120 $ 365.132
Aclaro que la cuenta 252505 es de naturaleza crédito pero para el pago se debita, luego se debe trasladar debitando la cuenta 26 el valor registrado en esta cuenta y acreditando la cuenta 25 si hay diferencias debes ajustarlas llevando esta a la cuenta del gasto sin importar si el resultado final es débito o crédito. Hay contadores que cuando la diferencia es crédito la registran en la cuenta 429581 ajuste al peso o 4235 recuperación de otros costos y gastos y solo registran en la cuenta del gasto cuando es débito. eso ya queda en consideración del contador.
Supongamos que la cuenta 26 de vacaciones tiene un saldo crédito por valor de $ 355.000 entonces:
Debitamos la cuenta 26 por $ 355.000
Credito en la cuenta 2525 $ 355.000
ahora hacemos una nota contable así:
Recordemos que las vacaciones fueron $ 365.132 donde en la cuenta 2525 quedo un débito por este valor, pero ahora vamos a acreditar el valor que tenemos provisionado en la 26 $ 355.000 y nos arroja una diferencia de $ 10.132.
La cuenta 2525 quedo con un saldo negativo de $ 10.132 entonces acreditamos este valor de $ 10.132 en la cuenta 2525 y debitamos el gasto de vacaciones 510539 0 520539 por $ 10.132, donde nos queda la cuenta 2525 en cero.
Si en vez de darnos saldo negativo en la cuenta 2525 nos hubiese dado $ 10.132 positivo entonces debitamos la cuenta 2525 $ 10.132 y acreditamos la cuenta del gasto $ 10.132 o la cuenta de ingresos que autorice el contador sea el ajuste al peso o la cuenta de recuperaciones.
Cuando hablo de saldo negativo en la cuenta 2525 quiere decir que queda contrario a su naturaleza, es decir la naturaleza de esta cuenta es crédito pero al quedar negativa me indica que quedo contraria; el caso del saldo positivo es que quedo en su naturaleza crédito.
Como se liquidan las vacaciones si es por terminación de contrato.
Cuando el empleado se retira de la empresa, la liquidación de las vacaciones se hace distinto ya que se toma el tiempo laborado y su formula es la siguiente.
Salario devengado + comisiones + recargos nocturnos x los dias trabajados / 720
Supongamos que un empleado se retira con un tiempo laborado de 330 dias y su salario es el basico.
644.350 x 330 dias / 720 = 295.327
El registro contable es igual al ejemplo anterior
Ejemplo de contabilización de la provision mensual.
Salario: 900.000 Mensuales
900.000 * 4.17% = $ 37.530
510539 Vacaciones = $ 37.530 (Debito)
261015 Vacaciones = $ 37.530 (Crédito)
Para poder cancelar esta prestación se debe trasladar el valor de la cuenta 261015 debitandola, en este caso el valor es de $ 37.530 y se acredita la cuenta 251025 Vacaciones por pagar la cual se debitarà en su totalidad para sacarlo de la caja o el banco si se paga en cheque.
Los registros quedarían así:
- Registro de la Provisión
(Cuenta 510539) Gasto Vacaciones Debito $ 37.530
(Cuenta 261015) Provisión Vacaciones Crédito $ 37.530
- Traslado de Cuentas
(Cuenta 261015) Provisión Vacaciones Debito $ 37.530 (Esta cuenta quedaría en cero 0)
(Cuenta 251025) Vacaciones por Pagar Crédito $ 37.530
- Registro del Pago de Vacaciones
(Cuenta 251025) Vacaciones por pagar Debito $ 37.530 (Esta cuenta queda en cero)
(Cuenta 110505) Caja General Crédito $ 37.530
Puede cancelarse en efectivo (Sale de la caja) o con cheque (sale del banco cuenta contable 111005)
Si por algún motivo el valor provisionado fue mayor al pagado se deberá realizar el respectivo ajuste de la diferencia
Puedes acreditar la cuenta del gasto 510539 y debitar la 261015 o hay personas que prefieren no acreditar el gasto sino llevarlo como recuperación
En la cuenta 4235 y su débito siempre será la 261015 para trasladar a la 251025 solo el valor a pagar.
Este caso se da cuando se le provisionan las vacaciones por el mes completo y se retira antes de terminar el mes.
Modelo de la carta para solicitar las vacaciones.
(Ciudad y fecha completa).
Señores
Nombre de la empresa
Atn. (Nombre de la persona encargada)
Área: Recurso Humano o Gerencia
La Ciudad.
Ref.: Solicitud de Vacaciones
La presente es con el fin de solicitar los días de vacaciones para este año 20XX , a las cuales tengo derecho según el artículo 186 del cst..
Si no existe inconveniente, mi intención sería disfrutar de las mismas desde el día ______ al día ________ Inclusive y reintegrandome a mis labores el día _____ .
Quedo a su disposición para cualquier necesidad y quedo a la espera de su respuesta.
Cordialmente,
(Nombre del empleado)