Este es un documento  que se utiliza para hacer internamente algunos registros contables que son necesarios para las operaciones que no tienen soporte o para los cuales no existen documentos específicos.

No obstante se debe tener claro que en las operaciones que la empresa este realizando con terceros deben tener soportes validos por ejemplo en el caso de las facturas sean de venta o de compra estas nunca podrán ser reemplazadas por una nota de contabilidad ni por ningún otro tipo de documento.

Igual sucede en el caso de los comprobantes de egreso, de ingreso, recibos de caja,consignaciones, entradas y salidas de almacén , notas débito, notas crédito, ordenes de compra, para ello se tienen documentos ya específicos.

Entonces la gran pregunta, Para que utilizamos las notas de contabilidad?

Este documento se utiliza para los registros de ajustes por inflación (Cuando aplicaban), para amortizaciones, para la depreciación, para hacer correcciones cuando se encuentran errores en digitacion en periodos anteriores o ajustes contables para el cierre del ejercicio contable.

Para el control de la nota de contabilidad, esta debe tener un consecutivo y se debe hacer un seguimiento verificando que no falte alguno, debe tener la fecha de elaboración y la firma de las personas que la participaron en la elaboración y aprobación de la misma.

Es muy importante al momento de hacer las notas de contabilidad por correcciones, dar un detalle descriptivo del porque se esta corrigiendo el movimiento anterior, entre mas claro y explicado escribas el detalle o concepto podrás recordar con facilidad en fechas posteriores la necesidad de haber efectuado este documento.

Puesto que la nota de contabilidad tiene como función el registrar operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los respectivos valores débito y crédito.

No es necesario manejar este documento con copias ya que solo es requerido por el departamento de contabilidad para soportes en digitacion de registros.

Este documento puede ser pre impreso o manejado directamente del sistema contable.

Te recomiendo utilizar una nota de contabilidad para cada operación es decir puedes parametrizar en el sistema una nota contable con nombre ajustes por inflación y ahí digitar mes a mes este registro, lo mismo para las depreciaciones,puedes crear un documento que se llame depreciaciones y registras mes a mes las depreciaciones realizadas. Esto con el fin de tener mas facilidad al momento de realizar la inspección de los documentos y para que cada uno de ellos tenga su propio consecutivo, en el caso de las correcciones y ajustes contables, si puedes manejarlo con el nombre de notas de contabilidad.